אם ניהול זמן נכון של מנהל היא הדרך הניהולית שתעזור להשיג את מטרותיו ומטרות הארגון, אז תכנון זמן נכון היא פעולה קודמת שתכליתה להבטיח ביצוע נקי ותכליתי של תוכנית פעולה. תכנון זמן נכון מריץ את התוכנית במחשבה, על נייר ומחשב, שורף כמות משאבים מינימאלית יחסית ומוכן בכל עת לשנות כיוון או לסגת אחור. תכנון זמן נכון מצמצם כיוונים שגויים וסימטאות ללא מוצא ומאפשר לנהל את הזמן באופן אפקטיבי וממוקד תכלית.
מהו בדיוק תכנון זמן נכון
על פי ויקיפדיה, תכנון זמן הוא אותו חלק בתכנון, העוסק במשאבי הזמן ומקצה אותם לפעולות השונות תוך התחשבות בסדרי עדיפות, ראיית הצרכים של כל פעולה בד בבד עם תועלות העשייה הכוללת. התכנון כולל את סדר ותזמון הביצוע, תלויות הדדיות ופירוט הקצאת הזמנים לכל פעולה. התכנון מתבצע בדרך כלל תוך שימוש בידע שנצבר מניסיון קודם, של המתכננים ושל אחרים, תוך ניסיון לצפות צרכים עתידיים שונים והיערכות אליהם.
אמר בשעתו הפרופסור א. אינשטיין בנושא תכנון, ש"יותר חשוב מהתוכנית הוא התכנון". רוצה לומר, החשיבות הגדולה היא של אותה פעולה שמחייבת להעלות אל פני השטח את כל הגורמים ולהיות מודעים אליהם.
אם כך, מה מפריע לתכנן את הזמן
תכנון זמן הוא פעולה שדורשת משאבים מסוגים שונים ומנהלים מעדיפים לדלג עליה. מספר גורמים מרכזיים מקשים על תכנון ניהול הזמן:
• ניהול זמן לקוי שאינו מקצה די זמן לתכנון של עצמו, ומנציח את לקויותיו.
• הצלחות מן העבר שהושגו גם ללא תכנון. ההצלחה מביאה למחשבה שחבל על זמן התכנון, אפילו שניתן היה לחשוב ש"אילו עשינו תכנון היינו מצליחים אולי עוד הרבה יותר!...."
• לא ניתן לצפות את העתיד! החיבור למחשבה שממילא העולם משתנה לנגד עינינו ללא אפשרות חיזוי העתיד ולכן אין טעם לתכנן. תכנון נכון יתחשב בקצב השינויים כנתון תכנוני ויפעל לצמצם את הנזקים שעשויים לנבוע מחוסר תכנון.
• סוף מחשבה במעשה תחילה. מנהלים מעדיפים לעשות במקום לחשוב. לכך אופייני דפוס התנהגות תגובתי, כזה שדורש אך מעט חשיבה מוקדמת, יחסית לפעולה מכינה שדורשת מידה רבה של מחשבה מוקדמת ותיכנון.
• הספונטניות כמקדם הצלחה. לספונטניות יש דימוי מצליח, התכנון נתפס כשמרני, איטי, מחמיץ את הדברים הבאמת חשובים.
• תכנון יוצר מחוייבות. מחוייבות יוצרת לחץ שמנהלים יעדיפו לוותר עליו. כל עוד אין תכנון, אין יעדים, אין מדדים, עולם המנהל יותר נוח!
• אחרון חביב, פעמים רבות מנהלים אינם יודעים לתכנן.... בשקט בשקט, בחדרי חדרים, יתברר שלמעשה כל הרשום למעלה הינם טיעוני סרק שבאים להסתיר את הקושי העיקרי: איך לעזאזל מתכננים את הזמן..?
צעדים ראשונים לתכנון זמן
על מנת לתכנן נכון את הזמן על המנהל לקבל מספר החלטות בסיסיות, המבטאות גישה שיטתית:
• קבועת הזמן לתכנון. מומלץ למנהלים לעבוד על פי תכנון שבועי. זה עמוד השדרה של התכנון.
• תדירות התכנון. מומלץ לבצע את התכנון מדי סוף שבוע, לקראת השבוע שאחריו.
• רשימת הנושאים השבועית. הרשימה תכלול את הנושאים החשובים לאותו שבוע, נגזרים ממטרות הארגון קרובות ורחוקות, מסודרים על פי מידת חשיבותם, ומוקצבים בזמן. יש להקצות יותר זמן מזה שעולה שמחשבה.
• רשימת מטלות. רישום המטלות הקבועות והמשתנות שכבר משובצות בתכנון ומוקצבות בזמן כמו ישיבות הנהלה, פגישות תיאום וכיו"ב.
• שיבוץ הנושאים והמטלות בתוכנית השבוע הבא, ע"פ חשיבותם והזמן המוקצב לכל אחת.
• השארת מרווחים. גם בתוך מסגרת תכנון מלאה וצפופה יש להשאיר זמן לגמישות ויכולת ריכוז מאמץ של המנהל לצרכים מתעוררים. מסגרת זמן שמשובצת ב 70% מהזמן תיחשב למערכת עמוסה ביותר!
סיכום ביניים
לניהול זמן נכון נדרש תכנון זמן נכון. תכנון זמן נכון תורם משמעותי לאיכות ניהול הזמן בפרט ולאיכות הניהול בכללותו.
שלמה רוטשילד, מנטור ומאמן בכיר למנהלים בארגונים ובקיבוצים, מוסמך EMCI מטעם אוניברסיטת חיפה ואיק"א, האיגוד הישראלי ל-Coaching . מרצה ומוביל קורסים להכשרת מאמנים. מקים ומנהל האתר coach4coach עבור מאמנים, מפתח מתודת (BOC (Built-in Organization Coaching ופועל על פיה בארגונים ובחברות.
